Adatvédelmi szabályzat
Érvényes: visszavonásig
1. Bevezetés
A jelen adatkezelési tájékoztató (a továbbiakban: Tájékoztató) célja, hogy a Running Latte Club Kft. (a továbbiakban: Szervező vagy Adatkezelő) által szervezett futóversenyre (a továbbiakban: Verseny) nevezők, a Versenyen résztvevők, valamint a Szervező honlapjának látogatói (a továbbiakban együtt: Érintettek) megismerhessék, hogy a Szervező milyen személyes adatokat, milyen célból, jogalapon és meddig kezel, továbbá milyen jogok illetik meg őket ezzel kapcsolatban.
A Tájékoztató elkészítése során a Szervező figyelemmel volt a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletében (a továbbiakban: GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben (a továbbiakban: Infotv.) foglaltakra.
2. Az Adatkezelő adatai
- Név: Running Latte Club Kft.
- Székhely: 8096 Sukoró, Oltvány köz 3.
- Adószám: 32977806-2-07
- Cégjegyzékszám: 07 09 037260
- Email: support@latterace.com
- Honlapok: latterace.com, latterace.hu
3. Fogalommeghatározások
Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ.
Érintett: az a természetes személy, akire a személyes adat vonatkozik.
Adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet, így különösen a gyűjtés, rögzítés, tárolás, felhasználás, közlés, továbbítás, korlátozás, törlés vagy megsemmisítés.
Adatkezelő: aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza – jelen Tájékoztató vonatkozásában a Szervező.
Adatfeldolgozó: aki a Szervező megbízásából, annak nevében kezel személyes adatokat.
Nevező: az a személy, aki a Versenyre nevezést ad le – önmaga vagy más személy részére.
Versenyző: a Versenyen ténylegesen részt vevő természetes személy.
Adatvédelmi incidens: a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményező eseménye.
4. Az adatkezelés alapelvei
A Szervező a személyes adatokat az alábbi alapelvek szerint kezeli:
- jogszerű, tisztességes és átlátható adatkezelés,
- célhoz kötöttség – az adatok gyűjtése csak egyértelmű és jogszerű célból történik,
- adattakarékosság – csak a cél eléréséhez szükséges adatok kezelése,
- pontosság és naprakészség,
- korlátozott tárolhatóság – az adatok csak a szükséges ideig kerülnek megőrzésre,
- integritás és bizalmas jelleg – megfelelő technikai és szervezési intézkedések alkalmazása az adatok védelme érdekében,
- elszámoltathatóság – a Szervező felelősséget vállal a fenti elveknek való megfelelésért.
5. Az adatkezelés jogalapjai
A Szervező az alábbi jogalapok valamelyikén kezel személyes adatokat:
- az Érintett hozzájárulása;
- a Nevezővel/Versenyzővel kötött szerződés (a nevezés, illetve a Versenyszabályzat elfogadása) teljesítése, vagy az ehhez szükséges, a szerződéskötést megelőző lépések megtétele;
- a Szervezőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése (pl. számviteli, adójogi kötelezettségek);
- a Szervező vagy harmadik fél jogos érdekének érvényesítése, feltéve, hogy ezen érdekekkel szemben nem élveznek elsőbbséget az Érintett jogai.
6. Az egyes adatkezelési tevékenységek
A következő pontok az egyes adatkezelési célokat, az érintett adatok körét, a jogalapot és az adatkezelés időtartamát mutatják be.
6.1. Nevezés a Versenyre
A nevezés kizárólag a Szervező online felületén (latterace.com, latterace.hu) történhet, a Cheers nevezési és jegyértékesítési rendszeren keresztül, amelyet a Develops Kft. üzemeltet.
| Kezelt adatok köre | Vezeték- és keresztnév, e-mail cím, telefonszám, születési dátum, lakcím, választott versenytáv, pólóméret. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A Nevező és a Szervező közötti, a Versenyszabályzat elfogadásával létrejövő szerződés teljesítése, illetve az ehhez szükséges lépések megtétele. |
| Az adatkezelés célja | A nevezés rögzítése és a Verseny lebonyolítása, a nevezők azonosítása és megkülönböztetése, a pólóméret alapján a póló biztosítása, kapcsolattartás a nevezővel. |
| Az adatok forrása | A nevezést leadó személy adja meg. Amennyiben valaki mást nevez be, a nevező felelőssége, hogy a benevezett személy hozzájárulásával rendelkezzen az adatkezeléshez. |
| Az adatkezelés időtartama | A nevezési adatok megőrzési ideje a hozzájárulás visszavonásáig. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A Nevező nem tud nevezni a Versenyre. |
6.2. Kedvezmények igazolása (diák- és rokkantkedvezmény)
Diákkedvezményre érvényes ISIC diákigazolvány, rokkantkedvezményre mindenkor érvényes rokkantsági igazolvány/kártya bemutatásával jogosult a Nevező. Az igazolást a Szervező a rajtcsomag átvételekor, személyesen ellenőrzi.
| Kezelt adatok köre | A kedvezményre való jogosultság ténye (diák, illetve rokkant jogosultsági kategória). A rokkantsági igazolvány/kártya egészségügyi adatnak, azaz különleges adatnak minősülő tényt igazol; a Szervező ennek kizárólag a jogosultság tényét rögzíti, egészségügyi részleteket nem tart nyilván. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | Különleges adat esetén az Érintett kifejezett hozzájárulása (a rajtcsomag átvételekor történő önkéntes bemutatással); a diákkedvezmény esetében a szerződés (nevezés) teljesítése. |
| Az adatkezelés célja | A kedvezményre jogosultak körének azonosítása és a kedvezmény érvényesítése. |
| Az adatok forrása | Az Érintett (a bemutatott igazolvány/kártya). |
| Az adatkezelés időtartama | A nevezési adatok megőrzési ideje a hozzájárulás visszavonásáig. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A Szervező a kedvezmény érvényesítését megtagadhatja, és a teljes nevezési díj megfizetése válik esedékessé. |
6.3. Duó váltóra történő nevezés
A 21 km-es távon duó (2 fős) váltó formájában is lehetőség van indulni; ebben az esetben mindkét csapattag adatait rögzíteni kell.
| Kezelt adatok köre | A csapattagok neve, elérhetőségi adatai, valamint a csapaton belüli szakaszbeosztás. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A nevezéssel létrejövő szerződés teljesítése. |
| Az adatkezelés célja | A duó váltó lebonyolítása, a váltás és az eredmények megfelelő rögzítése. |
| Az adatok forrása | A nevezést leadó csapattag adja meg mindkét fél adatait; a nevező felelőssége, hogy csapattársa hozzájárulásával rendelkezzen. |
| Az adatkezelés időtartama | Megegyezik az általános nevezési adatokra vonatkozó megőrzési idővel (lásd 6.1. pont). |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A csapat nem tud duó váltóként nevezni. |
6.4. Nevezési díj fizetése
A nevezési díj megfizetése a Cheers nevezési rendszeren (üzemeltető: Develops Kft.) keresztül, banki kártyás fizetéssel és/vagy egyéb, a rendszer által biztosított fizetési móddal történhet.
| Kezelt adatok köre | Név, fizetendő/befizetett összeg, a tranzakció azonosítója, dátuma. A bankkártyaadatok a fizetési szolgáltató felületén kerülnek megadásra, azokhoz a Szervezőnek nincs hozzáférése. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A nevezési szerződés teljesítése. |
| Az adatkezelés célja | A nevezési díj beszedésének lebonyolítása és nyilvántartása. |
| Az adatok forrása | A fizetést kezdeményező személy, illetve a fizetési szolgáltató. |
| Az adatkezelés időtartama | A nevezési adatok megőrzési ideje a hozzájárulás visszavonásáig vagy 8 évig. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A nevezés nem válik érvényessé. |
6.5. Számla kiállítása
| Kezelt adatok köre | Név, számlázási cím, e-mail cím, a nevezés/díj összege, a fizetés módja és időpontja. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | Jogi kötelezettség teljesítése (számviteli és adójogi szabályok). |
| Az adatkezelés célja | A számviteli és adójogszabályokban előírt bizonylatolási kötelezettség teljesítése. |
| Az adatok forrása | A Nevező adja meg a nevezés során. |
| Az adatkezelés időtartama | A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján a számlázáshoz kapcsolódó adatokat a Szervező a vonatkozó megrendelést követő 8 évig köteles megőrizni. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | Fogalmilag kizárt, mivel a számla kiállítása jogszabályi kötelezettség. |
6.6. Rajtszám és rajtcsomag átvétele
| Kezelt adatok köre | A Versenyző neve és a hozzá rendelt rajtszám összekapcsolása. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A nevezési szerződés (Versenyszabályzat) teljesítése. |
| Az adatkezelés célja | A Verseny szakszerű, ellenőrizhető lebonyolítása. |
| Az adatok forrása | A Szervező rendeli hozzá a rajtszámot a Versenyzőhöz. |
| Az adatkezelés időtartama | Jellemzően a Verseny eredményeinek megőrzési idejével megegyező (lásd 6.8. pont). |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A Versenyszabályzatban foglalt következmények (pl. kizárás) alkalmazhatók. |
6.7. Időmérés
Amennyiben a Szervező elektronikus (pl. chipes) időmérést alkalmaz, a Versenyző rajtszámához/chipjéhez kapcsolódóan rögzítésre kerül az indulás, az esetleges köztes pontok, valamint a célba érkezés időpontja, amely alapján a Versenyző időeredménye és helyezése megállapításra kerül. Időmérő szolgáltató partner elérhetősége a verseny hatósági jóváhagyását követően frissítésre kerül.
6.8. Rajt- és eredménylista közzététele
| Kezelt adatok köre | A nyilvános rajt-/eredménylistán megjelenő adatok pontos köre, pl. név, születési év, lakóhely (település), nem, kategória, egyesület, valamint az elért időeredmény és helyezés. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A Versenyző hozzájárulása, amelyet a nevezéssel ad meg. |
| Az adatkezelés célja | A Verseny eredményeinek átlátható, ellenőrizhető közzététele. |
| Az adatok forrása | A nevezéskor megadott adatok, illetve a Verseny során rögzített eredmények. |
| Az adatkezelés időtartama | A hozzájárulás visszavonásáig. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | Fogalmilag kizárt, mivel a nevezéssel a hozzájárulás megadásra kerül. |
6.9. Fotó- és videófelvételek
| Kezelt adatok köre | A Versenyzőkről a Verseny helyszínén és ideje alatt készült fénykép- és videófelvételek, amelyeken a Versenyző rajtszáma jellemzően szintén látható. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | A Szervező jogos érdeke a Verseny népszerűsítéséhez, illetve a Versenyzők jogos érdeke ahhoz, hogy hozzájussanak a róluk készült felvételekhez. |
| Az adatkezelés célja | A Verseny dokumentálása, promóciója, illetve a Versenyzők tájékoztatása, kiszolgálása. |
| Az adatok forrása | A Versenyző. |
| Az adatkezelés időtartama | A Versenyző tiltakozása esetén a Szervező indokolatlan késedelem nélkül eltávolítja a felvételt a saját felületeiről. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | Csak tiltakozás lehetséges, előzetes megtagadásra nincs mód. |
6.10. Kapcsolatfelvétel a Szervezővel
| Kezelt adatok köre | Név, e-mail cím, telefonszám, valamint a megkeresés tartalma. |
|---|---|
| Az adatkezelés jogalapja | Az Érintett hozzájárulása. |
| Az adatkezelés célja | A megkeresés megválaszolása, kapcsolattartás. |
| Az adatok forrása | A megkeresést küldő személy. |
| Az adatkezelés időtartama | A beérkezett megkeresések, panaszok megőrzési ideje a hozzájárulás visszavonásáig. |
| Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye | A Szervező nem tudja felvenni a kapcsolatot az Érintettel. |
6.11. Hírlevél és marketing célú megkeresések
A Szervező hírlevelet / marketing célú e-mailt vagy SMS-t küld; jogalapja önkéntes hozzájárulás.
6.12. Közösségi média felületek
A Szervező közösségi média felületeket (pl. Facebook, Instagram) üzemeltet.
6.13. Sütik (cookie-k) a weboldalon
A Szervező weboldala sütiket (cookie-kat) alkalmazhat a weboldal megfelelő működésének biztosítása, valamint statisztikai célok érdekében.
7. Adatfeldolgozók
A Szervező a személyes adatok egyes kezelési műveleteihez adatfeldolgozókat vehet igénybe. Az adatfeldolgozó a Szervező utasításai szerint, kizárólag technikai jelleggel dolgozhatja fel a rá bízott adatokat, saját céljára adatkezelést nem végezhet.
7.1. Nevezési és jegyértékesítési rendszer
Adatfeldolgozó: Develops Hungary Kft. (a nevezési és jegyértékesítési rendszer – Cheers – üzemeltetője). Adatai:
- Develops Hungary Kft — Develops Hungary Korlátolt Felelősségű Társaság
- 1097 Budapest, Drégely utca 2-4. B. lház. 604.
- Adószám: 27917882-2-43 | EU adószám: HU27917882
7.2. További adatfeldolgozók
A Szervező az alábbi további tevékenységekhez vehet igénybe adatfeldolgozót:
- fizetési szolgáltató
- számlázó rendszer / könyvelés
- tárhelyszolgáltató
- időmérő/eredménylista-szolgáltató
A fentebb nem részletezett adatfeldolgozók listáját a Szervező kérésre rendelkezésre bocsátja, illetve a Tájékoztató frissítésekor pótolja.
8. Adattovábbítás
A Szervező személyes adatot harmadik személy részére kizárólag akkor továbbít, ha:
- ehhez az Érintett hozzájárult,
- az a Nevezővel/Versenyzővel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges (pl. adatfeldolgozó igénybevétele),
- jogszabály ezt előírja vagy lehetővé teszi (pl. hatósági, bírósági megkeresés), vagy
- ahhoz a Szervezőnek vagy harmadik személynek jogos érdeke fűződik, amely nem sérti aránytalanul az Érintett érdekeit.
9. Adatbiztonság
A Szervező megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, ideértve különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés elleni védelmet.
A személyes adatokhoz kizárólag azon munkatársak férhetnek hozzá, akiknek ez feladatuk ellátásához szükséges, és akik titoktartási kötelezettség hatálya alatt állnak.
10. Az Érintettek jogai
A Szervező a beérkezett kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül teljesíti, illetve tájékoztatja az Érintettet az esetleges elutasítás okáról és a jogorvoslati lehetőségekről. A határidő indokolt esetben további két hónappal meghosszabbítható.
10.1. Hozzáférési jog
Az Érintett jogosult tájékoztatást kapni arról, hogy a Szervező kezeli-e a személyes adatait, és ha igen, jogosult megismerni különösen az adatkezelés célját, a kezelt adatok körét, a címzetteket, a tervezett tárolási időtartamot, valamint a jelen fejezetben felsorolt további jogait.
10.2. Helyesbítéshez való jog
Az Érintett kérheti a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítését, illetve a hiányos adatok kiegészítését.
10.3. Törléshez való jog
Az Érintett – törvényben meghatározott esetekben – kérheti személyes adatai törlését, így különösen, ha az adatokra már nincs szükség a gyűjtésük céljából, ha visszavonja hozzájárulását és nincs más jogalap az adatkezelésre, vagy ha az adatkezelés jogellenes.
A Szervező felhívja a figyelmet, hogy a nyilvános eredménylistán közzétett versenyeredmények törlésére irányuló kérelmek a Verseny átláthatóságához és tisztaságához fűződő jogos érdekkel ütközhetnek; ilyen kérelmeket a Szervező eseti mérlegelés alapján bírálja el.
10.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az Érintett kérheti az adatkezelés korlátozását többek között akkor, ha vitatja az adatok pontosságát, vagy ha az adatkezelés jogellenes, de az Érintett a törlés helyett a korlátozást kéri.
10.5. Adathordozhatósághoz való jog
Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és automatizált módon történik, az Érintett jogosult a rá vonatkozó adatokat tagolt, géppel olvasható formátumban megkapni, illetve kérheti azok más adatkezelő részére történő továbbítását.
10.6. Tiltakozáshoz való jog
Amennyiben az adatkezelés a Szervező jogos érdekén alapul, az Érintett jogosult a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozni az adatkezelés ellen. Ilyen esetben a Szervező az adatot csak akkor kezelheti tovább, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel szemben, vagy amelyek jogi igények érvényesítéséhez kapcsolódnak.
10.7. A hozzájárulás visszavonásához való jog
Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az Érintett a hozzájárulását bármikor, ingyenesen visszavonhatja. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
11. Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben az Érintett megítélése szerint a Szervező megsértette a személyes adatai védelméhez fűződő jogát, elsődlegesen javasolt a Szervezővel közvetlenül felvenni a kapcsolatot a jelen Tájékoztatóban megadott elérhetőségeken.
Az Érintett ezen felül panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36-1-391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: www.naih.hu
Az Érintett jogosult továbbá bírósághoz fordulni. A per – az Érintett választása szerint – az Érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható.
12. A Tájékoztató módosítása
A Szervező fenntartja a jogot a jelen Tájékoztató módosítására. A mindenkor hatályos Tájékoztató a Szervező honlapján (https://latterace.com/policies/privacy-policy) érhető el.